Digitalizzare una rivendita di gas: dal quaderno al software in 30 giorni
Un piano in quattro settimane per portare la rivendita su un gestionale, con checkpoint chiari e nessun rischio di blocco operativo.
Settimana 1 — Fotografia della situazione attuale
Prima di installare qualsiasi cosa, mappa i processi come sono oggi: chi prende gli ordini, dove finiscono, come vengono passati agli autisti, come si registrano incassi e vuoti.
Questa fotografia è la base per configurare il gestionale in modo aderente e per capire quali abitudini vanno mantenute e quali possono cambiare.
Settimana 2 — Import dati e configurazione
Esporta anagrafiche clienti, cauzioni aperte, giacenze e listini. Un fornitore serio fa l'import per te partendo da un Excel o da un backup del vecchio sistema.
In parallelo si configurano zone, giri tipo, tipologie bombole, listini per cliente e ruoli utente.
Settimana 3 — Formazione e affiancamento
La formazione va fatta prima sull'ufficio (presa ordini, fatturazione, gestione cauzioni) e poi sugli autisti (app mobile, chiusura consegna, incasso).
Meglio due sessioni brevi che una giornata intera: le persone imparano meglio provando in condizioni reali.
Settimana 4 — Go-live in doppio binario
Nella prima settimana di go-live è normale mantenere in parallelo il vecchio quaderno o l'Excel di riferimento. Serve a coprire eventuali dubbi, non a rifare due volte lo stesso lavoro.
Al termine del primo mese hai già i primi report di redditività, giacenze allineate e ufficio con visione d'insieme.
Errori da evitare
Non partire da tutti i clienti insieme: attiva prima una zona pilota. Non delegare la formazione a un manuale PDF: serve una persona in linea. Non rimandare gli incassi in app: è la funzione con il ROI più immediato.
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