Come funziona KimaGas: il gestionale verticale per rivenditori di bombole gas e GPL

KimaGas è un gestionale verticale progettato specificamente per i rivenditori di bombole gas e GPL. Non è un ERP generico adattato al settore, ma un software costruito attorno al vocabolario e alle operazioni tipiche di chi vende bombole: pieni, vuoti, cauzioni, giri di consegna, giacenze presso i clienti, incassi in contanti al momento della consegna.

Si rivolge a rivenditori di ogni dimensione, dai piccoli depositi con uno o due mezzi fino a realtà strutturate con più autisti, sedi e magazzini. L'obiettivo è sostituire fogli Excel paralleli, quaderni, telefonate di aggiornamento e messaggi WhatsApp con un'unica piattaforma in cui ogni ordine, consegna, incasso e movimento di magazzino è tracciato e consultabile in tempo reale.

L'ordine è il punto di partenza di tutto. In KimaGas si può inserire in pochi secondi: l'operatore cerca il cliente, seleziona il prodotto (kg, tipo di bombola, GPL sfuso) e conferma. Il sistema propone automaticamente prezzo, sconti concordati e saldo residuo del cliente, così non serve consultare listini o schede separate.

Gli ordini possono arrivare anche da canali diversi: chiamata telefonica, WhatsApp Business, form web pubblico o app dell'agente. Tutti confluiscono nella stessa lista di lavoro, evitando doppi inserimenti e ordini persi.

• Ricerca cliente rapida per nome, telefono o codice
• Prezzi personalizzati per cliente o categoria
• Storico ordini e giacenza visibili in fase di inserimento
• Note operative per l'autista (piano, codice citofono, orari)

Una volta raccolti gli ordini, il responsabile logistica costruisce i giri di consegna. In KimaGas si assegnano gli ordini a un mezzo e a un autista con drag and drop, tenendo conto di zona, peso, priorità e finestre orarie richieste dal cliente.

Il sistema mostra il carico previsto per ogni giro, così è immediato capire se un mezzo è sotto- o sovraccarico. Il giro viene poi inviato all'app dell'autista, che riceve la sequenza di stop già ordinata e navigabile.

Ogni autista lavora dallo smartphone o dal tablet. Su ogni stop vede il cliente, l'ordine, il prezzo, la giacenza attuale e le note dell'ufficio. Al termine della consegna registra: pieni consegnati, vuoti ritirati, incasso in contanti o promessa di pagamento, eventuale firma del cliente.

L'app funziona anche offline: se in un cortile non c'è copertura, la consegna viene salvata e sincronizzata appena torna la rete. L'ufficio vede lo stato del giro aggiornato in diretta e non deve più chiamare l'autista per sapere "dove sei arrivato".

Il tema dei vuoti è il vero cuore critico delle rivendite di bombole: sapere in ogni momento quante bombole sono in giacenza presso ciascun cliente, quante sono in deposito e quante in viaggio. KimaGas tiene questo conteggio in automatico ogni volta che si chiude una consegna o un reso.

Le cauzioni sono legate ai vuoti: ogni bombola non restituita genera un credito verso il cliente. Il sistema aggiorna il saldo cauzioni in tempo reale e permette di stampare lo stato dettagliato in qualsiasi momento, utile in caso di contestazioni o chiusura rapporto.

Ogni incasso registrato dall'autista finisce nella cassa del giro. A fine giornata il rientro dell'autista si trasforma in una riconciliazione automatica: il totale incassato deve coincidere con quello previsto dagli ordini chiusi. Le differenze sono evidenziate subito, senza aspettare la contabilità.

I crediti dei clienti sono aggiornati in tempo reale: quando un cliente chiama per un nuovo ordine, l'operatore vede immediatamente se ha insoluti e può decidere se bloccare o autorizzare la consegna.

KimaGas gestisce sia il magazzino centrale sia i depositi periferici e i mezzi come "magazzini viaggianti". Ogni movimento — carico dal fornitore, trasferimento tra sedi, carico su mezzo, consegna, reso — aggiorna le giacenze automaticamente.

Questo permette di sapere in qualsiasi momento quante bombole di ciascun formato sono disponibili, dove si trovano e quali stanno per esaurirsi. Il riordino al fornitore diventa una decisione basata su dati, non su sensazioni.

Sopra il livello operativo, KimaGas offre dashboard e report per chi gestisce l'azienda: fatturato per periodo, marginalità per cliente e per zona, produttività per autista, andamento dei vuoti e delle cauzioni, incassi giornalieri.

Sono i numeri che permettono di capire dove si guadagna davvero, quali clienti sono realmente profittevoli, dove ci sono sacche di inefficienza. Senza un gestionale verticale, questi dati semplicemente non esistono in forma consultabile.

KimaGas è una piattaforma cloud: non richiede installazione né hardware dedicato. Basta un browser aggiornato per l'ufficio e uno smartphone per gli autisti. L'attivazione tipica richiede pochi giorni: caricamento dell'anagrafica clienti, delle giacenze iniziali, dei prezzi e dei giri abituali.

Il team di supporto affianca il rivenditore nella fase iniziale, forma gli operatori e gli autisti e resta a disposizione durante l'operatività quotidiana. L'obiettivo è che il gestionale entri in produzione senza fermare l'attività.

Un ERP generico può fare molte cose, ma non conosce la logica dei vuoti, non sa cos'è una cauzione bombola, non gestisce un giro di consegna con cento stop. Adattarlo richiede consulenze costose e produce risultati fragili.

KimaGas parte già dal linguaggio del settore: chi lo usa lo riconosce come proprio. Questo si traduce in tempi di apprendimento brevi, meno errori operativi e più tempo dedicato al cliente invece che alla riconciliazione dei dati.